Om uw proces tijdens de haptotherapie goed te kunnen volgen en te waarborgen is het nodig om een dossier bij te houden. Dit is ook wettelijk verplicht. Om uw dossier zorgvuldig bij te kunnen houden en om u facturen te kunnen sturen heb ik gegevens van u nodig. Ik beperk de registratie zo veel mogelijk zodat u geen gegevens hoeft te delen die niet noodzakelijk zijn.

Omdat ik, Françoise Wibbels-Pancras, GZ-Haptotherapeute, zorgvuldig wil omgaan met gegevens die mij ter beschikking worden gesteld en om te voldoen aan de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming heb ik het privacybeleid op schrift gesteld en op de site van Haptonomie Hengelo gezet. Overigens werden uw gegevens altijd al zeer zorgvuldig bewaard en is daar feitelijk niets aan veranderd.

1. Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die u ter beschikking heeft gesteld. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door mij te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij over te dragen. Als u toestemming hebt gegeven om uw gegevens te verwerken, dan heeft u het recht om deze toestemming in te trekken.

1.1 Inzage. U heeft het recht op inzage in uw dossier, u kunt hierom vragen. Het dossier blijft eigendom van Haptonomie Hengelo, dit is gedeeltelijk een elektronisch patiënten dossier (EPD) en een verslaglegging van de behandeling op papier.

1.2 Rectificatie. U heeft het recht om (onjuiste) gegevens aan te laten passen.

1.3 Verwijdering. U heeft het recht om te vragen om verwijdering van uw dossier. Als u niet langer wilt dat uw gegevens bewaard blijven dan kunt u dit schriftelijk aangeven. U kunt mij een brief sturen, maar dit kan ook per mail. Als u gebruik maakt van uw recht om uw dossier te verwijderen zal ik uw dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens (naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en telefoonnummer). Deze gegevens zijn nodig voor de financiële administratie en moeten 7 jaar bewaard blijven ivm de fiscale bewaarplicht (zie verder punt 5 bewaartermijn). Als u vraagt om verwijdering is behandeling vanaf dat moment niet meer mogelijk omdat er tijdens een behandeling een dossier bijgehouden moet worden, dat kan alleen met uw toestemming.

1.4 Bezwaar. Als u bezwaar heeft tegen een (deel van) de registratie kunt u dit aangeven, dan bespreken we wat een goede manier is om aan uw bezwaar tegemoet te komen.

1.5 Overdragen. U heeft het recht aan te geven dat u wilt dat uw gegevens overgedragen worden aan uzelf of aan een derde partij. Uw gegevens worden nooit op mijn initiatief aan derden verstrekt voor welk doeleinde dan ook, tenzij u hier zelf om vraagt en schriftelijke toestemming verleent. We maken dan duidelijke afspraken over welke informatie met wie gedeeld zal worden. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen.

1.6 Toestemming intrekken. Eerder verleende toestemming om gegevens te registreren kan altijd ingetrokken worden. In dat geval zal het dossier verwijderd worden met uitzondering van de basisgegevens (zie 1.3 verwijdering).

2. Gegevens registratie

 Welke gegevens worden geregistreerd, waar en waarvoor?

De gegevens die geregistreerd worden, worden uitsluitend geregistreerd en gebruikt voor het doel waarvoor zij verkregen zijn, namelijk in het teken van de behandeling. Deze gegevens worden geregistreerd in het elektronisch patiënten dossier (EPD) en gedeeltelijk in het papieren dossier. De gegevens die ik registreer zijn:

• Naam, adres, telefoonnummer. Om te kunnen communiceren over te maken afspraken en tbv de facturatie om te voldoen aan richtlijnen van de belastingdienst voor facturen die op naam en adres gezet moeten worden.
• Geboortedatum en geboorteplaats. Ter identificatie en om de leeftijd te weten.
• Geslacht. Het is niet verplicht deze informatie te verstrekken.
• Mailadres. Om te kunnen communiceren over te maken afspraken ed en de factuur te kunnen sturen.
• Huisarts en/of andere behandelaren. Als u ook andere behandelingen volgt is het belangrijk om dat te weten. Ook kan het soms handig zijn om de behandelingen op elkaar af te stemmen. Dan zullen we in gezamenlijk overleg afspreken wat ik met wie bespreek. De huisarts is belangrijk als monitor (poortwachter) van uw gezondheid. In overleg met u wordt er een eindrapportage naar uw huisarts gestuurd bij beëindiging van het behandeltraject. Indien er sprake is van een verwijzing van een arts ben ik wettelijk verplicht middels een eindrapportage de behandeling terug te koppelen. Deze zal ik met u doornemen alvorens hij verstuurd wordt.
• Gegevens van de verzekering. Als extra service om vragen en limiet van de aantal vergoedde behandelingen met u in de gaten te kunnen houden indien u hierom vraagt.
• Behandelplan. Om een richtlijn te hebben in de behandeling en die te bewaken.
• Sessieverslagen. Om de voortgang van de behandeling te kunnen monitoren.
• Afspraken data in het EPD. Ter registratie voor het opvolgen van afspraken, de facturatie en monitoring van de behandeling.
• Informatie aan derden wordt uitsluitend verstrekt met uw schriftelijke toestemming. Als u mij verzoekt om bijvoorbeeld contact te hebben met uw huisarts of een andere behandelaar dan zal ik u vragen hier een formulier voor te tekenen. Dit formulier wordt aan het papieren dossier toegevoegd. Vooraf zal ik met u overleggen over de inhoud van het contact/overleg.
• De mailwisselingen over het maken van afspraken ed worden meteen na de gemaakte afspraak verwijderd. Mailwisselingen aangaande de behandeling inhoudelijk worden opgeslagen in uw EPD of uitgedraaid toegevoegd aan het papieren dossier.
• Site formulieren. Via de site kunt u mij een mail sturen. Deze informatie wordt na de mailwisseling verwijderd.

3. Wie is gemachtigd de gegevens in te zien?

Uitsluitend Françoise Wibbels-Pancras is gemachtigd de gegevens die u verstrekt in te zien.

4. Beveiliging van de gegevens

• Het EPD en administratie zijn beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord.
• Systeem back-ups zijn versleuteld en beschermd door een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord. Back-ups worden gemaakt om gegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• De PC waarop gewerkt wordt is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord.
• Telefonie en sms. Soms is er telefonisch of sms contact over het maken van afspraken. Daarmee kan het zijn dat uw (mobile) nummer tijdelijk in mijn mobile telefoon staat opgeslagen. Het sms’je wordt na gebruik verwijderd.
• Het papieren dossier wordt bewaard in een afgesloten kast.

5. Bewaartermijn

Tijdens de behandeling ben ik verplicht uw gegevens te bewaren. Na het afronden van de behandeling start de bewaartermijn.

Financiële administratie: naar richtlijnen van de Belastingdienst ben ik verplicht om de financiële administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).

Dossiers: dossiers worden 20 jaar bewaard (WGBO) na het stoppen van de behandeling. Tenzij u de toestemming hiervoor intrekt. In dat geval zal ik het dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens die nodig zijn voor de financiële administratie, deze blijven dan maximaal 7 jaar bewaard (zie ook 1.3 verwijdering).

6. Verwerkingspartners

De financiële boekhouding wordt verzorgd door Acsenzo Accountancy en Belastingadvies gevestigd in Hengelo aan de Berfloweg 38.

Met deze partners zijn duidelijke afspraken gemaakt over de vertrouwelijkheid van de gegevens en dat deze nimmer gebruikt mogen worden voor eigen doeleinden of verstrekt mogen worden aan derden.

     7. Datalek

In het geval van een datalek zal ik melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Indien voor u van toepassing zal ik u hiervan op de hoogte stellen, bijvoorbeeld bij diefstal van mijn telefoon of PC.

8. Klachten

Indien u klachten heeft over de verwerking van uw gegevens, laat dit dan direct weten dan zoeken we samen naar een oplossing. Als wij er samen met niet uit komen dan is dit natuurlijk erg vervelend. U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

9. Vragen

Indien u vragen heeft over het privacybeleid van Haptonomie Hengelo neem dan contact op, ik beantwoord uw vragen graag. Haptonomie Hengelo is een eenmanszaak, wettelijk vertegenwoordigd door Françoise Wibbels-Pancras.